آیین نامه وجین
v مقدمه:
ارزیابی و بررسی وضعیت منابع موجود، و به تبع آن حذف منابعی که به دلایلی باید از مجموعه کتابخانه خارج شوند یکی از وجوه اساسی مدیریت مجموعه است. کتابخانه برای حفظ پویایی مجموعه خود از یک سو نیازمند افزودن منابع روزآمد و مورد نیاز بوده، و از سوی دیگر باید منابعی که در روند پرشتاب تولید علم به هر دلیلی جایگاه خود را در تامین نیاز اطلاعاتی استفاده کنندگان از دست دادهاند، از مجموعه خارج نماید. افزودن منابع بدون پیرایش مجموعه موجود حتی در صورت وجود فضای کافی، در درازمدت از کارایی مجموعه میکاهد. همچنین وجین یکی از عناصر مهم مجموعه سازی و جریان معکوس گزینش منابع با همان ظرافتها و حساسیتها میباشد. به هر حال با توجه به اهمیت موضوع، آیین نامه ذیل با بهره گیری از معیارهای علمی رایج به عنوان یک راهنما جهت وجین مجموعه در مرکز اطلاع رسانی و کتابخانه مرکزی دانشگاه علوم پزشکی جهرم تدوین شده است.
ماده ۱: تعریف وجین
وجین فرآیندی است که از طریق آن کتابهای زائد و یا بیاستفاده از مجموعه خارج میگردد به عبارتی روند خارج نمودن منظم منابع از مجموعه اصلی کتابخانه به صورت دائم یا موقت را وجین گویند. منابع به علت قدیمی بودن، کهنه بودن و یا کم استفاده بودن میتوانند از مجموعه خارج شوند. منابع قدیمی و کهنه به وسیله منابع جدید و نو باید جایگزین شود و منابع کم استفاده به مجموعه نیمه راکد منتقل گردد. به گونهای که در صورت نیاز بتوان به آنها دسترسی داشته و یا به مجموعه برگردانیده شود.
ماده ۲: اهداف وجین منابع کتابخانه
از آنجا که مجموعه کتابخانه یک ارگانیسم در حال رشد محسوب میگردد لذا وجین ابزاری است برای وصول به اهداف ذیل :
ü ایجاد فضای مناسب برای منابع اطلاعاتی و رشد مجموعه
ü پویایی مجموعه منابع مرتبط با اهداف و وظایف کتابخانه
ü افزایش استفاده از منابع اطلاعاتی از طریق وجین منابعی که دیگر استفاده نمی شود
ü جلوگیری از انباشته شدن کتابهای زائد و بیاستفاده
ü تسهیل و تسریع در دسترسی به منابع اطلاعاتی مورد نیاز موجود در مجموعه
ماده ۳: اهمیت وجین
اگر مدام بر مجموعه کتابها و کلیه متون اضافه شود و هیچ چیز از آن کم نشود – باستثناء آنچه ناپدید و یا ربوده شده است – زمانی میرسد که دیگر جایی برای منابع جدید وجود نخواهد داشت. اما مهمتر از آن زمانی فرا خواهد رسید که دسترسی به مواد مجموعه چنان برای استفاده کنندگان دشوار میشود که نمیتوانند آنچه را میخواهند بیابند و احتمال دارد روی هم رفته دست از بهره جویی از مجموعه بردارند.
ماده ۴: معیارها و ضوابط وجین
ü منابع فرسوده، مستعمل که ارزش علمی و یا تاریخی ندارند و نگهداری آنها موجب اشغال فضا، صرف هزینه نگهداری و آلودگی سایر منابع خواهد بود.
ü منابع درسی که به مرور زمان اعتبار محتوایی خود را از دست داده و کم ارزش شدهاند.
ü نسخههای تکراری و مازاد بر نیاز و نیز، ویرایشهای قدیمی کتب حوزه علوم پایه و بالینی که به طور منظم ویرایشهای جدید آنها منتشر میگردد و در کتابخانه موجود است. در صورت نیاز نگهداری یک نسخه از ویرایش ماقبل منبع در کتابخانه ضروری است.
ü کتابخانه بایستی نسبت به جایگزینی به موقع منبع وجین شده اقدام نماید.
ماده ۵: منابع مستثنی از وجین
ü منابع هسته در هر رشته و گرایش علوم پزشکی
ü منابع نفیس تاریخی و هنری
ü منابع مرجع ( اطلس ها و دایره المعارف و...)
ماده ۶: اعضاء کمیته وجین منابع کتابخانه و مرکز اسناد عبارتند از:
ü رئیس یا معاون کتابخانه
ü کارشناس مسئول بخش مرجع
ü کارشناس مسئول بخش سفارشات
ü مسئول میز امانت
ماده۷: ابزارهای وجین
نظرات و تجربیات کتابداران با سابقه، گروههای کارشناسی وجین منابع، مراجعه کنندگان و منابع نقد و بررسی، مهمترین ابزار وجین منابع میباشند؛ ولی به نظر میرسد کتابداران بهترین افراد جهت انجام وجین باشند زیرا اولا بیشتر از سایرین با مجموعه خود آشنا هستند، ثانیا بهتر از دیگران از نیازهای مراجعه کنندگان خود آگاه میباشند. در نهایت اصلاح و حذف رکوردهای کتابهای وجین از پایگاه ( فهرست کتابخانه ) به عهده کارشناسان بخش فهرستنویسی میباشد.
ماده ۸: پس از وجین
پس از آنکه کتابها وجین شدند و اطلاعاتشان در فرم مربوطه درج گردید، از مجموعه کتابخانه خارج میشوند. در سیستم نرم افزار کتابخانه کتب وجین شده مشخص میشود.
ماده ۹: تغییر در مفاد آیین نامه وجین
هرگونه تغییر در مفاد این آییننامه به پیشنهاد ریاست کتابخانه مرکزی و تصویب معاونت پژوهشی دانشگاه امکانپذیر بوده و مراتب به کتابخانههای تابعه اعلام خواهد شد.
این آیین نامه در تاریخ ۲۵/۰۴/۱۳۹۷به تصویب شورای پژوهشی دانشگاه علوم پزشکی جهرم رسیده است و قابل اجرا میباشد.